1、确定活动需求和目标：在寻求活动策划报价之前，您需要明确年会的具体需求和目标，这包括活动的规模、参与人数、活动地点、活动日期、主题、预算等。

2、寻找活动策划公司：您可以通过互联网搜索、朋友推荐或行业内的专业指南来寻找可靠的活动策划公司，确保选择有经验和良好口碑的公司。

3、联系活动策划公司并沟通需求：与活动策划公司联系，向他们详细说明您的需求和目标，他们通常会要求您提供更多的信息，以便他们能够为您提供更准确的报价。

4、索取报价表：一旦您与活动策划公司建立了联系并沟通了需求，他们通常会提供一份详细的报价表，报价表应包括以下内容：

a) 活动策划服务内容：包括活动策划、设计、执行等方面的具体内容。

b) 费用明细：包括策划费、设计费、执行费、场地租赁费、设备租赁费、餐饮费等各项费用的明细。

c) 附加费用说明：如有任何可能发生的额外费用，如临时变更、增加人员等，应有明确的说明。

5、评估报价并选择合适的策划公司：在收到多个报价后，您可以对比各家公司的服务内容、价格和质量，选择最适合您的策划公司。

这只是一个大致的流程和步骤，具体的报价表可能因公司、地区和活动的不同而有所差异，建议您与多家活动策划公司联系，并仔细比较他们的报价和服务内容，以选择最合适的一家。